マニュアルを簡単に作成

パソコン操作

研修効果を高める活用術

企業のコンプライアンス遵守や顧客への対応には、正しい作業手順や接客法を記した業務マニュアルが欠かせません。新入社員の研修を行う際に使われる社内マニュアルも、以前は紙に印刷された冊子の形で配布されるのが一般的でした。最近ではPDFなどPCやモバイル端末で閲覧する電子マニュアルを導入する企業が増えており、動画やアニメーションなども効果的に使ったわかりやすいマニュアルも好評を得ています。文章だけでなく図解説明を加えることによってマニュアルは格段に理解しやすくなりますが、そうしたマニュアルを従来のようにオフィスソフトだけで作成するのは大変な作業です。もっと簡単に電子マニュアルを作れる便利なツールとして、マニュアル作成ソフトがITベンダー各社から提供されています。表計算ソフトなどのオフィスソフトを駆使して電子マニュアルを作成しようと思えば、画像と文書を組み合わせて見やすくレイアウトするようなスキルも必要です。マニュアル作成ソフトは誰でも簡単な操作でわかりやすいマニュアルが作れるように工夫されており、画面キャプチャーなども自動化できます。このような業務マニュアルは法改正や社内事情の変更に伴って随時更新する必要も出てきますが、オフィスソフトを使って作成した場合は更新が大変でした。その点でマニュアル作成ソフトは新規作成だけでなく更新作業も簡略化されており、煩雑なバージョン管理も楽にできます。マニュアル作成ソフトを利用して作った業務マニュアルは日々の業務を行う際の基本となりますが、社内研修の効果を高める目的でも大いに威力を発揮するものです。例えばeラーニングシステムとの連携が可能なマニュアル作成ソフトを導入すれば、新入社員が自宅でも空き時間を利用して学習できるようになります。このようなソフトの導入はマニュアル作成の手間を大幅に軽減させるだけでなく、人材育成に活用する目的にも効果的なのです。